¿Cómo ha ayudado Microsoft Teams a las empresas durante la pandemia?

 La pandemia del coronavirus ha impactado todos los ámbitos de nuestra vida y uno que ha sufrido cambios drásticos ha sido el profesional. El Covid-19 ha hecho que las empresas se adapten y tengan que adoptar el home office para continuar con sus actividades. Microsoft Teams vino a ayudar en este cambio en la forma de trabajar.

Para trabajar desde casa, era necesario utilizar herramientas que hicieran posible que muchas personas se reunieran al mismo tiempo, sin importar en qué ubicación geográfica se encontraran. En este post conocerás más sobre la plataforma Microsoft Teams, conocerás sus funcionalidades y descubrirás los beneficios que ha traído a las empresas durante la pandemia.

   

El software de los equipos de Microsoft

Teams es una herramienta creada en 2016 por Microsoft, empresa propiedad del famoso Bill Gates y responsable del sistema operativo Windows, que tiene como objetivo promover la integración y comunicación de los equipos de una empresa.

El software cuenta con varias funcionalidades que promueven la colaboración de los empleados de la organización en un ambiente virtual, generando una mayor productividad . Además, fue de gran utilidad durante la pandemia al ayudar a continuar el trabajo de las empresas que se convirtieron en home office.

Recursos de los equipos de Microsoft

Debido a la pandemia que asoló al mundo, las empresas debieron adaptarse a una nueva realidad laboral: la virtual . Y para que esta modalidad funcionara, era necesario encontrar una plataforma que permitiera que los empleados se reunieran en un entorno online, que antes era presencial. Microsoft Teams surge en este escenario. Descubre ahora algunas de sus características.

Escenarios virtuales

Esta característica es muy útil en estos tiempos de home office, al fin y al cabo, no todo el mundo tiene un ambiente propicio para trabajar en casa o a veces la sala no está tan organizada como para aparecer como fondo en la reunión.

Por eso, la plataforma ofrece varios modelos de escenarios para que elijas, como una oficina o una playa y, si quieres, puedes subir una imagen.

Grabación de la reunión

Aunque el objetivo del home office es permitir que las personas participen en las reuniones y en el día a día de la empresa en tiempo real, puede ocurrir que un empleado no pueda estar presente en una determinada reunión.

Debido a esto, la plataforma Microsoft Teams proporciona la función de grabación, lo que permite que aquellos que estuvieron ausentes o incluso aquellos que desean revisar la reunión puedan asistir a la reunión.

Levante la mano

Esta función es excelente para organizar reuniones y evitar que se inicien disturbios cuando varias personas quieren hablar al mismo tiempo.

¿Sabes cuándo quieres hablar, pero no quieres interrumpir al interlocutor? Simplemente use el botón de levantar la mano y aparecerá una pequeña mano en la pantalla, lo que indica que desea hablar.

De esa forma, además de no interferir con el razonamiento de tu colega, el organizador sabrá tu intención y te permitirá hablar.

Chat de videoconferencia

Otra forma de expresar tu opinión sin interrumpir al interlocutor es enviando mensajes a través del chat de videoconferencia. Si está en medio de una reunión y desea enviar un mensaje a sus colegas, puede usar esta función . Para hacer esto, simplemente abra el chat, escriba su mensaje y envíelo.

Exclusivo

En Microsoft Teams, puede separar a los empleados en salas dedicadas. Así, es posible crear una sala solo para el equipo de marketing, otra para el equipo de informática , otra para el equipo de Recursos Humanos, etc.

Además, dentro de una sala del equipo de marketing, por ejemplo, es posible crear otra sala para el equipo responsable de las redes sociales. Por lo tanto, esta característica permite que la plataforma esté bien organizada, aumentando así la productividad.

Integración

La integración de la plataforma Microsoft Teams se da de varias formas, como por ejemplo:

• integración de equipos a través de salas exclusivas, salas de chat y reuniones;
• calendarios integrados que permiten a los empleados acceder al horario de videoconferencias;
• sistema telefónico de la empresa , para realizar y recibir llamadas externas a través de Microsoft Teams
• archivos compartidos entre equipos, lo que permite que los equipos cooperen entre sí para resolver casos;
• integración con varias aplicaciones , no solo las del Paquete Office estándar;
• posibilidad de uso en diversos medios como computadora, notebook, celular y tablet.

Disponibilidad de robots (bots)

La plataforma cuenta con numerosos bots capaces de despejar las dudas de los usuarios. De esta forma, es posible aumentar la productividad del equipo a través de bots personalizables, capaces de investigar, responder a los empleados, crear y enviar informes, entre otros.

Beneficios de los equipos de Microsoft

Ahora que conoce las características del software, descubra los beneficios que Microsoft Teams ha brindado a las empresas durante la pandemia.

Flexibilidad de trabajo

Al permitir el acceso a la misma a través de los más diversos medios, ya sea celular, notebook, computadora o tableta, la plataforma promueve la flexibilidad laboral. De esta forma, los usuarios pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, ganando más movilidad y agilidad.

Productividad incrementada

Este beneficio está directamente relacionado con el anterior, ya que la flexibilidad del trabajo genera un aumento de la productividad. Esto se debe a que la plataforma permite el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo que el empleado trabaje en los momentos en que es más productivo.

Además, la facilidad de la oficina en casa, junto con el uso de Microsoft Teams, permite reducir los costos de desplazamiento al lugar de trabajo. Esto genera más tiempo para las tareas de la empresa, aumentando la productividad y, en consecuencia, la rentabilidad.

Comunicación eficiente

Permite la comunicación con todos los miembros del equipo al mismo tiempo, sin importar en qué ubicación geográfica se encuentren.

Este beneficio se hizo evidente durante la pandemia, ya que muchas personas que vivían en otra ciudad regresaron a su municipio de origen. El uso de Microsoft Teams les permitió continuar trabajando incluso si estaban en un lugar diferente.

Uso

Microsoft Teams es fácil de usar. Las grabaciones de reuniones y mensajes son fáciles de acceder y cualquiera puede navegar fácilmente por la plataforma.

Por lo tanto, la herramienta es útil para las empresas en la pandemia. Debido a que es fácil de usar, los equipos de tecnología de la información no tienen la carga adicional de enseñar a sus colegas cómo usar la aplicación.

Seguridad de datos

El software brinda seguridad para que la empresa comparta su información con los empleados a través de la plataforma. Microsoft Teams sigue la Ley General de Protección de Datos ( RGPD ) y los mensajes están encriptados, por lo que la organización puede confiar en que no se filtrarán datos.

Ahora que conoce más sobre Microsoft Teams, puede ver que la herramienta es parte del futuro de las organizaciones. Al fin y al cabo, el home office llegó para quedarse, y contar con una plataforma que te ayude en esto es fundamental.

Contáctanos y te ayudaremos a integrar el sistema telefónico de tu empresa con Microsoft Teams .

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